KI-gestütztes Cost Management für Fuhrparks
Kosten verstehen. Benchmarken. Optimieren.
NAVAX SmartCharge importiert Fuhrpark-, Lade- und Tankrechnungen automatisiert, ordnet jede Position der richtigen Kostenstelle, dem Fahrzeug und dem Fahrer zu – und macht Einsparpotenziale sichtbar. Ohne Excel, ohne manuelle Zuordnung.
- Rechnungen zentral zusammenführen
- Daten AI-gestützt extrahieren
- Kosten nachvollziehbar zuordnen
- DSGVO-konforme Datenhaltung
- Hosting in Azure-EU-Region
- Mehrmandantenfähig
- AI-gestützte Datenextraktion
Demo
SmartCharge in Aktion
Erlebe in wenigen Minuten, wie SmartCharge Ladeprozesse intelligent optimiert, Kosten reduziert und die Nutzung erneuerbarer Energie verbessert.
Ausgangslage
Fuhrparkkosten sind überall – der Überblick nirgends
Lade-, Tank-, Leasing-, Service- und Versicherungskosten kommen in unterschiedlichen Formaten von unterschiedlichen Anbietern. Sie werden manuell in Excel konsolidiert – zeitaufwändig, fehleranfällig und ohne vendorübergreifende Vergleichbarkeit.
Viele Rechnungsquellen
Tank-, Lade-, Leasing- und weitere Positionen erreichen das Unternehmen in unterschiedlichen Formaten.
Aufwendige manuelle Erfassung
Das Übertragen und Prüfen von Rechnungsdaten in Excel ist zeitintensiv und fehleranfällig.
Datensilos je Anbieter
Ohne einheitliche Struktur fehlt die vendorübergreifende Vergleichbarkeit der Kosten.
Ungenutztes Potenzial
Fehlende zentrale Daten erschweren Auswertungen und lassen Optimierungspotenzial ungenutzt.
So funktioniert’s
Von der Rechnung zum Dashboard – in drei Schritten
Die Darstellung beschreibt den grundsätzlichen Ablauf. Der konkrete Umfang wird im Rahmen der Einführung abgestimmt.
- 01
Upload
PDF-Rechnung hochladen. SmartCharge prüft Format und Größe und erkennt Duplikate automatisch.
- 02
KI-Extraktion
Azure AI liest die Belegdaten strukturiert aus: Einzelpositionen, Mengen, Preise, Kostenstellen, Fahrzeuge und Ladekarten.
- 03
Prüfen & zuordnen
Die extrahierten Daten lassen sich Fahrzeugen, Fahrern, Kostenstellen und Ladekarten zuordnen.
- 04
Insights & Dashboard
Jede Rechnung erhält eine automatische Zusammenfassung. Alle Kosten erscheinen im Dashboard – drillbar bis zur Einzeltransaktion.
Funktionen
Funktionen im Überblick
SmartCharge bündelt die Schritte von der Datenerfassung bis zur Auswertung in einer Anwendung.
Invoice & Cost Management
Automatisierter Rechnungsimport, Validierung und Kostenaufteilung nach Fahrer, Projekt und Kostenstelle.
Dashboard & Reporting
KPIs, Kostenverläufe und Auswertungen nach Fahrer, Fahrzeug, Kostenstelle und Kostenart – bis zur Einzeltransaktion.
Fleet & Asset Management
Digitale Fahrzeugakte, flexibles Identifikatoren-System und zentrale Stammdatenverwaltung.
KI-Chatassistent
Fragen in natürlicher Sprache direkt an Ihre Fuhrparkdaten – ohne Export, ohne Datenbankabfrage.
AI-Datenextraktion
Belegdaten werden strukturiert erkannt: Einzelpositionen, Mengen, Preise und Zuordnungen.
Strukturierte Datenbasis
Eine konsistente Grundlage für weiterführende Analysen und Auswertungen.
KI-Chatassistent
Fragen Sie Ihre Daten – in natürlicher Sprache
Keine Schulung, keine Exporte, keine Datenbankabfragen. Der Chatassistent beantwortet Fragen direkt auf Basis Ihrer Fuhrparkdaten. Die folgende Darstellung ist ein illustratives Beispiel.
- Natürlichsprachige Fragen zu Kosten, Verbrauch und Trends
- Antworten direkt aus den strukturierten Fuhrparkdaten
- Ohne Export und ohne technische Vorkenntnisse
FleetAI Assistent
Dashboard-Analyse
Welche Kostenstelle hat im letzten Quartal die höchsten Kosten verursacht?
Beispielhafte Antwort auf Basis von Beispieldaten:
Im letzten Quartal verursachte die Kostenstelle „Außendienst West" die höchsten Kosten. Der wesentliche Treiber waren Ladekosten, gefolgt von Leasingraten. Für eine Detailansicht lässt sich bis zur Einzeltransaktion aufschlüsseln.
Illustrative Darstellung mit Beispieldaten – kein echter Datenbestand.
Produktansicht
Das Kosten-Dashboard von NAVAX SmartCharge
Transaktionen, Kostenkennzahlen, Filter und Kostenverlauf auf einen Blick – inklusive integriertem FleetAI-Assistenten für die Auswertung Ihrer Flottendaten.
Daten & Kostenarten
Welche Daten SmartCharge verarbeiten kann
Welche Formate und Quellen konkret sinnvoll sind, wird abhängig von den verfügbaren Daten gemeinsam abgestimmt.
Ladekosten
Kosten aus dem Laden von Elektrofahrzeugen.
Tankkosten
Kraftstoffkosten aus Tankvorgängen.
Leasingkosten
Wiederkehrende Leasing- und Finanzierungspositionen.
Servicekosten
Wartungs- und Servicepositionen.
Lieferantenrechnungen
Belege unterschiedlicher Anbieter und Formate.
Fahrzeuge
Fahrzeugbezogene Stammdaten und Zuordnungen.
Fahrer
Fahrerbezogene Zuordnung von Kostenpositionen.
Kostenstellen
Zuordnung zu Kostenstellen und -arten.
Ladekarten
Zuordnung über Ladekarten und Identifikatoren.
Nutzen
Welchen Nutzen SmartCharge schaffen kann
Der konkrete Nutzen hängt von den jeweiligen Prozessen und Datenquellen ab und wird gemeinsam betrachtet.
Mehr Transparenz
Eine zentrale Sicht auf Fuhrparkkosten unterstützt fundierte Entscheidungen.
Weniger manueller Aufwand
Die AI-gestützte Erfassung kann wiederkehrende manuelle Schritte reduzieren.
Klarere Kostenzuordnung
Strukturierte Zuordnung zu Fahrzeugen, Fahrern und Kostenstellen.
Bessere Vergleichbarkeit
Vendorübergreifende Struktur schafft eine einheitliche Auswertungsbasis.
Grundlage für Optimierung
Nachvollziehbare Kostenstrukturen helfen dabei, Ansatzpunkte sichtbar zu machen.
Konsistentes Reporting
Eine verlässlichere Grundlage für regelmäßige Fuhrpark-Auswertungen.
Für wen
Für wen SmartCharge gedacht ist
SmartCharge richtet sich an Rollen, die mit Fuhrpark- und Kostenthemen arbeiten – in Unternehmen mit mehreren Standorten.
Fuhrparkverantwortliche
Behalten Kostenpositionen und Zuordnungen des Fuhrparks im Blick.
Finance & Controlling
Arbeiten mit strukturierten Kostendaten und Kostenstellen.
Operations
Betrachten Fuhrparkkosten im Kontext des laufenden Betriebs.
Geschäftsführung
Erhalten eine verdichtete Sicht auf die Fuhrparkkosten.
IT-Verantwortliche
Bewerten Architektur, Datenhaltung und Integration.
Einkauf / Procurement
Nutzen strukturierte Daten als Grundlage für Anbietergespräche.
Technologie & Architektur
Auf einer sicheren, skalierbaren Cloud-Architektur
SmartCharge nutzt bewährte Cloud-Bausteine. Die Darstellung ist bewusst auf den Kundennutzen fokussiert.
Azure Container Apps
Skalierbare Verarbeitung, die mit dem Rechnungsvolumen mitwächst.
PostgreSQL
Strukturierte, konsistente Datenhaltung als Basis für Auswertungen.
Azure AI Content Understanding
Strukturierte Extraktion relevanter Daten aus Belegen.
GPT- & Embedding-Modelle
Grundlage für den Chatassistenten und die flexible Analyse der Daten.
Einführung
Ein klar strukturiertes Vorgehen
Die konkrete Anbindung an Datenquellen, Zielsysteme und bestehende Prozesse wird auf Basis der jeweiligen Systemlandschaft abgestimmt.
- 1
Anforderungen & Daten
Ausgangslage, Datenquellen und Ziele gemeinsam erfassen.
- 2
Musterbelege
Beispielrechnungen sichten und die Extraktion abstimmen.
- 3
Konfiguration
Mandanten, Rechnungstypen und Kostenstellen einrichten.
- 4
Zuordnungslogik
Mapping und Allokationsregeln festlegen.
- 5
Validierung
Ergebnisse prüfen und die Datenqualität sicherstellen.
- 6
Dashboards & Rollout
Auswertungen aufsetzen, ausrollen und Team einführen.
Der zeitliche Rahmen wird je nach Ausgangssituation im Rahmen der Einführung abgestimmt.
Vertrauen & Compliance
Datenhaltung mit klaren Rahmenbedingungen
SmartCharge ist auf den Einsatz im Unternehmensumfeld ausgelegt. Es werden ausschließlich die nachstehenden Rahmenbedingungen zugesichert.
DSGVO-konforme Datenhaltung
Verarbeitung im Rahmen der DSGVO.
Hosting in Azure-EU-Region
Datenhaltung in einer Azure-EU-Region.
Microsoft Entra ID
Anmeldung über Microsoft Entra ID.
Mehrmandantenfähigkeit
Vollständige Trennung mehrerer Mandanten.
Ausblick
Die KI-Ausbaustufen von SmartCharge
Ein Stufenmodell von „liest Rechnungen" bis „unterstützt die Fuhrpark-Steuerung". Die folgenden Punkte beschreiben eine geplante Entwicklungsrichtung und sind keine bestehenden Funktionen.
Ausgangspunkt heute: KI-Extraktion je Beleg, automatische Insights und Chat-Assistent.
Selbstlernende Datenbasis
Verstehen statt nur auslesen.Zero-Config-Rechnungslernen
Neue Lieferantenformate werden automatisch erlernt – ohne manuelles Template-Setup.
Skaliert ohne teure Einrichtungskosten pro Rechnungstyp.
Anomalie- & Fehlererkennung
Erkennt Doppelverrechnungen, Tarifabweichungen und unplausible Verbräuche.
Findet Kosten, die heute unbemerkt entstehen.
Vertrags-Matching
Jede Rechnung wird gegen hinterlegte Leasing- und Ladetarife geprüft.
Abweichungen werden zur Reklamationsgrundlage.
Lernende Kontierung
Vorschläge für Kostenstelle und -art lernen aus jeder Korrektur mit.
Reduziert den manuellen Zuordnungsaufwand deutlich.
Vom Bericht zur Empfehlung
Proaktive Kostenintelligenz.Proaktive Action Items
Konkrete Empfehlungen mit möglichem Kosteneffekt.
Nicht nur Transparenz, sondern Handlungsoptionen.
Markt- & Peer-Benchmarking
Vergleich gegen anonymisierte Marktdaten und interne Vergleichsgruppen.
Ordnet die eigenen Kosten ein.
Predictive Cost Forecasting
Kostenprognose je Fahrzeug, Kostenstelle und Gesamtflotte.
Mehr Planungssicherheit bei Budgets.
Was-wäre-wenn-Simulator
Szenarien wie Verbrenner→E-Umstieg oder Tarifwechsel durchrechnen.
Fundierte Entscheidungen statt Bauchgefühl.
Autonome Agenten
Das Tool handelt selbst – mit Freigabe-Kontrolle.End-to-End-Rechnungsagent
Von Mail-Eingang über Extraktion und Zuordnung bis zum Freigabe-Workflow.
Der manuelle Rechnungsprozess tritt in den Hintergrund.
Reklamations-Agent
Erstellt bei erkannten Fehlern nach Freigabe die Reklamation.
Einsparungen werden realisiert, nicht nur angezeigt.
Onboarding-Agent
Konfiguriert neue Mandanten und Rechnungstypen aus wenigen Beispielen.
Verkürzt die Time-to-Value.
Verhandlungs-Copilot
Bündelt Verbrauchs- und Preisdaten zur Verhandlungsposition.
Bessere Grundlage für Lieferantengespräche.
Der Fuhrpark-Copilot
Vom Kosten-Tool zur Flotten-Unterstützung.ESG-/CO2-Reporting
Automatisiertes Emissions- und ESG-Reporting inkl. Dekarbonisierungspfad.
Reduziert den Reporting-Aufwand.
Elektrifizierungs-Advisor
Empfehlungen zur E-Umstellung inkl. TCO- und Ladeinfrastruktur-Planung.
Datenbasierte Transformationsstrategie.
Dynamische Ladeoptimierung
Empfehlungen, wann und wo geladen wird (Strompreise, PV, Lastspitzen).
Laufende Senkung der Ladekosten möglich.
Predictive TCO & Maintenance
Vorhersage von Wartungs-, Restwert- und Ausfallkosten.
Optimaler Austauschzeitpunkt.
Selbststeuerndes Kosten-Ökosystem
Langfristige Vision (Moonshots).Digital Twin des Fuhrparks
Ein Echtzeit-Modell der Flotte für Simulation und Optimierung.
Änderungen werden vorab durchgespielt.
Föderiertes Markt-Netzwerk
Anonymisierte, mandantenübergreifende Vergleichsdaten als Live-Benchmark.
Marktintelligenz nahezu in Echtzeit.
Vehicle-to-Grid-Erlösoptimierung
Die E-Flotte als virtuelles Kraftwerk, gesteuert nach Energiemarkt.
Aus einem Kostenblock kann eine Erlösquelle werden.
Regulatory Autopilot
Kontinuierliche Anpassung an neue Vorschriften (z. B. CO2, Steuer).
Reduziert den laufenden Compliance-Aufwand.
Preise
Pakete für unterschiedliche Flottengrößen
Alle Preise sind netto, monatlich und als editierbare Richtwerte zu verstehen. Der passende Umfang wird im Rahmen der Einführung abgestimmt.
Starter
pro Monat, netto
- bis 100 Belege / Monat
- 1 Rechnungstyp (Standard)
- Für kleine Flotten
Basis
pro Monat, netto
- bis 400 Belege / Monat
- bis 2 Rechnungstypen
- Für wachsende Flotten
Professional
pro Monat, netto
- bis 1.000 Belege / Monat
- bis 4 Rechnungstypen
- Für mittlere & große Flotten
Enterprise
nach Abstimmung
- ab 1.000 Belege / Monat
- ab 4 Rechnungstypen, White-Label, dediziertes Hosting
- Für Konzern & Partner
Alle Pakete: 3 Monate Mindestlaufzeit · Einführung je nach Ausgangssituation · kostenlose Demo und Testzeitraum nach Abstimmung.
FAQ
Häufige Fragen zu SmartCharge
SmartCharge ist eine KI-gestützte Anwendung für Fuhrpark- und Energiekostenmanagement. Sie importiert Rechnungen, extrahiert relevante Daten mit AI und ordnet Kosten Fahrzeugen, Fahrern, Kostenstellen und Ladekarten zu.
Im Fokus stehen Fuhrpark- und Energiekosten wie Lade-, Tank-, Leasing- und Servicekosten sowie zugehörige Lieferantenrechnungen. Welche Quellen konkret sinnvoll sind, klären wir gemeinsam.
SmartCharge ist auf Fuhrpark- und Lieferantenrechnungen ausgerichtet. Welche Formate im Einzelfall abgedeckt werden, hängt von den verfügbaren Daten ab und wird im Rahmen der Einführung abgestimmt.
Belege werden strukturiert ausgelesen – etwa Einzelpositionen, Mengen, Preise und Zuordnungen. Grundlage sind Azure-AI-Dienste; die Ergebnisse lassen sich prüfen und zuordnen.
Extrahierte Daten lassen sich Fahrzeugen, Fahrern, Kostenstellen und Ladekarten zuordnen. Die genaue Ausgestaltung richtet sich nach Ihren Strukturen.
Die konkrete Anbindung an Datenquellen, Zielsysteme und bestehende Prozesse wird auf Basis der jeweiligen Systemlandschaft abgestimmt.
Der zeitliche Rahmen hängt von der Ausgangssituation ab und wird im Rahmen der Einführung abgestimmt.
Die Datenhaltung erfolgt DSGVO-konform in einer Azure-EU-Region. Die Anmeldung ist über Microsoft Entra ID möglich, und SmartCharge ist mehrmandantenfähig.
Ja. SmartCharge kann sowohl Lade- als auch Tankkosten verarbeiten und eignet sich damit auch für gemischte Flotten. Der Umfang wird abhängig von den verfügbaren Daten abgestimmt.
Ja. In einer Live-Demo zeigen wir die Funktionsweise; ein anschließender Testzeitraum kann abgestimmt werden.
Nächster Schritt
Schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für transparente Fuhrparkkosten
In einer gemeinsamen Demo zeigen wir, wie NAVAX SmartCharge Rechnungsdaten strukturiert, Kosten zuordnet und relevante Auswertungen für Fleet Management und Controlling bereitstellt.